Administration et configuration de SOFI

Étapes de formations

1. Introduction

Présentation du plan de formation et des objectifs de formation :

  • Formation interactive
  • Durée approximative : entre 3 et 4 heures

OBJECTIFS :

  • Être en mesure de configurer les tables administratives.
  • Être en mesure de maintenir à jour les données pertinentes en lien avec le volet administratif

SOFI

2. Connexion

Sélection de l'instance

  • Instance de Gestion
  • Résidence A-B-C
  • Résidence Test

SOFI permet d'uniformiser certaines informations pour plusieurs résidences rattachées à un même groupe sans à avoir à modifier ces informations dans chacune des résidences. Dans une instance SOFI ayant plusieurs résidences, il y a toujours une résidence que l'on peut considérer comme résidence « Gestionnaire ». Cette dernière ne possède généralement pas de résidents ou d'employés et sert uniquement à gérer les informations partagées entre les résidences.

Dans Résidence A-B-C:

Changement de mot de passe :

3. Survol sommaire des fonctionnalités SOFI

Panorama général versus résident

Configuration

4. Configuration de l'Instance gestionnaire

Informations partagées entre les résidences :

Toutes les informations partagées entre les résidences se trouvent dans la tuile de «Configuration système» de la résidence Gestion.

Menu général➔Configuration➔Configuration système➔Compagnie

  1. Types d’admission
    • Valider les types d’admission offerts et sélectionner ceux utilisés par l'établissement.

Menu général➔Configuration➔Configuration système➔Droit d'accès

  1. Droit d'accès
    • Dans le menu « Droits d'accès », les configurations des menus et droits des divers groupes d'accès SOFI sont partagées entre toutes les résidences.

Menu général➔Configuration➔Configuration système➔Admission

  1. Règles d'admissions
    • Lorsque vous faites l'admission d'un résident, vous avez certains documents à compléter et tâches à effectuer. Pour chaque type d'admission, SOFI propose une liste de tâches à valider que vous pouvez activer. Ces règles se trouvent dans le menu « Admission ».
  2. Évaluation des besoins
    • Les formulaires : « évaluations des besoins en soins », « évaluation des besoins en loisir », « services à la carte », « SIRTF» et « Collecte des données SI et AVQ » sont partagés entre les résidences. La configuration de ces formulaires se fait sous la rubrique « évaluation des besoins » sous le menu « Admission ».

Menu général➔Configuration➔Configuration système➔Dictionnaire

  1. Activité
    • La configuration des activités se trouve sous la rubrique « Activité » sous le menu « dictionnaire »
  2. Responsable
    • La configuration des départements, fonctions et spécialités se trouve sous la rubrique « Responsable » sous le menu « dictionnaire »
  3. Résident
    • La configuration des dictionnaires des caractéristiques des résidents se trouve sous la rubrique « Résident » sous le menu « dictionnaire
  4. Modèles de note
    • Les notes infirmières dans SOFI ont des modèles. La configuration de ces modèles se trouve dans la rubrique « Modèles de note » sous le menu « dictionnaire ».
  5. Équipement d'aide
    • La liste des équipements d'aide qu'un résident utilise, est partagée entre les résidences. Cette liste se trouve sous la rubrique « équipement d'aide » sous le menu « dictionnaire ».
  6. Équipement de sécurité
    • La liste des équipements de sécurité qu'un résident utilise est partagée entre les résidences. Cette liste se trouve sous la rubrique « équipement de sécurité » sous le menu « dictionnaire ».

Lancer la synchronisation Une fois que les informations sont bien entrées dans la résidence «Gestion», vous devez lancer la synchronisation pour que les informations soient disponibles pour toutes les résidences. Pour ce faire, dirigez-vous dans le menu « dictionnaire ». Sélectionnez le menu « Synchronisation » et appuyez sur le bouton . Par la suite, un message s'affiche pour vous confirmer que la synchronisation est terminée.

4,5. Configuration dans Résidence A-B-C

Menu général➔Configuration➔Configuration système➔Compagnie

  • Compagnie
    • Préférences : Logo, délai d'inactivité (5 à 1440 min pour), gestion des mots de passe, etc
    • Filtre IP : Configuration des filtres ip et sous-réseau
    • Journalisation : évènements enregistrés dans SOFI suite aux actions des utilisateurs
    • Gérer l'aide : En plus de l'aide fournie par Telemedic, vous pouvez ajouter de l'aide personnalisée pour chaque module (tuile) de SOFI.
    • Options de sécurité : Configurations en lien avec les règles de gestion des mots de passe de façon générale ou par groupe d'accès via la tuile “Groupe d'accès”.

Une nouvelle option de sécurité est maintenant disponible. Elle permet une protection par filtre d’adresses IP sur les pages de connexion SOFI. Ceci doit être configuré par TM.

Menu général➔Configuration➔Configuration système➔Résidence

  • Employés
    • Faire le constat des employés (personnel administratif et soignant, cuisine, etc.)
    • Création et désactivation des employés
  • Professionnels
    • Faire le constat des professionnels (médecin, autres professionnels externes)
    • Création et désactivation des professionnels.
  • Utilisateurs
    • Faire le constat des utilisateurs
    • Création et désactivation des utilisateurs
  • Pharmacie
    • Ajout des pharmacies utilisées par les résidents
  • Établissement
    • Étages, chambres, stationnements, etc
    • Étiquettes (rapport incendie)
  • Types d'hébergement
    • Validation des types d'hébergement offerts
    • Mettre à jour au besoin
  • Quarts de travail
    • Ajouter / modifier des quarts de travail
  • Seuil des signes vitaux et autres
    • Ajouter / modifier les seuils des SV et autres

Menu général➔Configuration➔Configuration système➔Dictionnaire

  • Services
    • Valider les services offerts par la résidence (SAC et au bail)
    • Ajouter / modifier les services

Outils

5. Formation continue

Menu général➔Formation continue

  • Procédures IA, PAB et INF
    • Ajout de documents
    • Ajout d'un hyperlien

Équipes

6. Horaire et affectation

Menu général➔Equipes➔Horaire et affectation

  • Survol de la fonctionnalité (sera vu plus en détails lors de la formation“Plan de travail”)
  • Faire le constat des équipes de travail par défaut (admin) et les autres équipes si déjà configurées
  • Établir le mode de connexion des utilisateurs “avec ou sans affectation”

7. Équipe de travail

Menu général➔Équipes➔Équipe de travail

  • Faire le constat des équipes de travail de la journée.
  • Sélection des équipes
  • Changement de membre d'équipe

Autres

8. Survol des autres tuiles

9. Utilitaires

  • Cadenas: si verrouillé, permet de demeurer sur le menu sélectionné (contexte résident seulement)

Confirmer la date de la prochaine formation

À compléter avant la prochaine formation:

Dictionnaires de la résidence

  • Création modèle (étages, chambres, stationnements et rangements)
  • Vérifier les dossiers employés importés et ajuster au besoin.
  • Créer les dossiers des professionnels et ajuster au besoin.
  • Vérifier les comptes utilisateurs et ajuster au besoin.
  • Ajout des pharmacies utilisées par les résidents
  • Modification des « quarts de travail » au besoin
  • Ajuster les seuils des signes vitaux et autres au besoin

Horaire et affectation

  • Modifier au besoin les équipes et leur affectation aux chambres, pour chaque jour (préparer une journée et faire une copie ensuite, si le même horaire se répète)
  • Ajout des pauses et repas pour les membres de l'équipe (facultatif)

Instance Gestion

  • Configurer les 12 informations partagées, vues au point 4.5
  • Synchronisation des dictionnaires modifiés

LEXIQUE

Alerte (signes vitaux, NAM expiré, Bactérie)
S'affiche à la date d'anniversaire du résident.
Alerte de formulaire incident-accident non complété.
Notification de changement au dossier du résident. PTI ou tout formulaire d'évaluation
Indique qu’on ne doit pas tenter le RCR pour ce résident
Indique que le résident est en isolement.

NOTES