Sauvegarde des dossiers résidents - File Rescue

Manuel utilisateur

L'application de sauvegarde des dossiers résidents, également connue sous le nom de File Rescue, est un logiciel très utile pour le personnel de soins des établissements.

Pour chaque résident actif, ce logiciel récupère certains documents du dossier du résident et les joint dans un document PDF.

En somme, le logiciel File Rescue est essentiel pour avoir accès en tout temps à certaines données des résidents lorsque le logiciel SOFI n'est plus disponible (exemple dans le cas d'une panne réseau), plus précisément dans le cas où le résident doit être envoyé d'urgence par ambulance.

Voici la liste des documents générés par ce logiciel pour chacun des dossiers résidents actifs dans le logiciel SOFI :

Résumé des fichiers de sauvegarde pour chaque résident.

  1. Nomenclature du nom de fichier: <NoChambre du résident>_<NAM du résident>_<Date et heure de la génération du fichier>.pdf
  2. Ce document, semblable au rapport d'hospitalisation du logiciel SOFI, inclut les informations suivantes:
    1. Coordonnées de l'établissement;
    2. Résumé du profil résident, incluant:
      • Données démographiques;
      • Profil physique;
      • Informations concernant la capacité d'évacuation;
      • Numéros de dossier;
      • Diagnostics;
      • Allergies;
      • Intolérances;
      • Bactéries;
      • Pharmacie du résident;
      • Hospitalisations antérieures.
    3. Liste des professionnels associés au dossier;
    4. Liste des personnes contacts;
    5. Mouvements.
    6. Notes d'observation des 7 derniers jours (7 x 24 heures à partir de l'heure de la génération). Notez que le tableau sera vide si aucune note d'observation dans les 7 derniers jours;
    7. Signes vitaux des 7 derniers jours (7 x 24 heures à partir de l'heure de la génération). Notez que le tableau sera vide s'il n'y a aucune valeur de signes vitaux dans les 7 derniers jours;
    8. Profil pharmacologique (si disponible): Dernier fichier de type profil pharmacologique joint au dossier du résident;
    9. Fiche d'administration des médicaments (si disponible): dernier fichier de type fiche d'administration des médicaments joint au dossier du résident.

Formulaire de niveau de soins (si disponible dans le logiciel SOFI)

  1. Nomenclature du nom de fichier: <NoChambre du résident>_<NAM du résident>_<Date et heure de la génération du fichier>_NISR.pdf
  2. Ce document présente le dernier fichier de niveau de soins joint au dossier du résident.

Manuel de formation

Installation

Les fichiers créés par File Rescue sont stockés sur le serveur SFTP de Telemedic. Il est de la responsabilité du client de les récupérer. Le client peut accéder aux fichiers à tout moment.

Les fichiers sont conservés pendant deux jours avant d'être supprimés pour faire de la place aux nouveaux fichiers.

Afin de donner accès au client aux fichiers générés par File Rescue, Telemedic a besoin des informations suivantes du client:

  • L'adresse IP fixe publique de l'endroit d'où seront récupérés les fichiers qui sont sur le serveur SFTP de Telemedic,
  • Une clé publique d'accès de connexion, voire un exemple dans la foire aux questions pour la génération de cette clé publique

L'accès aux fichiers se fait via une connexion SFTP. Le client peut utiliser le logiciel qu'il souhaite (comme WinSCP, Cyberduck, Transmit 5, FileZilla).

Après avoir activé le service File Rescue pour le client, Telemedic retournera les informations suivantes qui serviront à la connexion:

  • L'adresse du serveur SFTP
  • Le port du serveur
  • Le nom d'usager pour accéder au serveur SFTP

L'activation du service File Rescue doit être effectuée pour chaque établissement. Le client doit demander explicitement l'activation pour chacun des établissements.

Pour obtenir les fichiers générés par la Sauvegarde de fichiers SOFI, File Rescue, l'installation d'un Client FTP est nécessaire.

Telemedic recommande l’usage du logiciel de transfert de fichiers WinSCP pour interagir avec le serveur File Rescue . Cependant, tout autre logiciel similaire peut être librement utilisé s'il respecte les critères de sécurité de Telemedic.

Installation de WinSCP

  1. Téléchargez WinSCP et lancez l'exécutable pour démarrer l'installation.
  2. Accepter l'accord de licence.
  3. Choisir l’installation recommandée :
  4. Sélectionner les réglages utilisateur :
  5. Confirmer pour débuter l’installation :
  6. Il vous restera plus qu’à cliquer sur Terminer pour clôturer cette installation :

Une connexion au serveur de sauvegarde File Rescue nécessite une paire de clés publique et privée pour pouvoir accéder aux serveurs en toute sécurité.

La clé privée doit ne doit pas être divulguée à qui que ce soit et la clé publique devra être transmise à Telemedic.

Démarrer WinSCP pour créer une nouvelle connexion au serveur de sauvegardes.

  1. Cliquer sur Nouvelle session pour ajouter un profil de connexion.
  2. Ouvrir le menu Outils
  3. Exécuter PuTTyGen du menu

Dans la fenêtre suivante sélectionner le type de clé EdDSA et cliquer Generate

Pendant la génération, veuillez bouger la souris de manière aléatoire dans la zone rouge pour ajouter un degré de hasard.

  1. Saisir un mot de passe dans l'espace Key passphrase et confirmer dans Confirm passphrase
  2. Sauvegarder la clé publique (Encadré bleu)
  3. Sauvegarder la clé privée (encadré vert)

La clé privée est une clé personnelle, et ne dois pas être communiquée à personne, ni même Telemedic. De ce fait, elle doit être conservée de manière sécurisée dans un endroit sûr avec accès restreint, par exemple dans un gestionnaire de mot de passe.

Si la clé privée s’avère être compromise, Telemedic n'a aucun moyen supplémentaire de vérification, et la connexion est considérée comme légitime. L'accès aux fichiers générés sera donc autorisé.

Communiquer les informations à Telemedic

Les informations requises pour activer la connexion vous seront demandées par Telemedic.

  • Votre adresse IP fixe
  • La clé publique générée précédemment (fichier avec l'extension «pub»).

L'adresse IP fixe peut être obtenue de votre fournisseur internet et vérifier dans SOFI “Configuration → Dépannage → Info de session”

Cliquer sur nouvelle session pour ajouter un profil de connexion

Ensuite, entrez les informations de connexion suivantes : Nom d’hôte, Numéro de Port et Nom d’utilisateur. Ces informations sont communiquées dans un courriel provenant du soutien de Telemedic.

Naviguer vers le menu pour ajouter la clé privée au profil de connexion. Elle doit porter l’extension de fichier .ppk

Ajout de la clé privée en la sélectionnant, et cliquer sur OK pour valider :

Ensuite, sauvegarder la session en cliquant sur « Sauver » :

Et lui donner un nom :

Connexion

Il est maintenant possible d’établir une connexion au serveur de Télémédic en cliquant sur « « Connexion » :

Le mot de passe de la clé privée, indiqué à l’étape de la génération de clés, va vous être demandé :

Connexion réussie :

Exemple d'automatisation

Sélectionner tous les fichiers à transférer depuis la demi-fenêtre droite et cliquer sur « Télécharger »:

Ensuite, dans le menu « Paramètres de transfert », sélectionner « Générer le code »

Une fenêtre de ce type devrait apparaître :

Le code est généré automatiquement dans différents langages comme le PowerShell ou encore le CMD et peut être utilisé dans un script. Ce script peut ensuite être roulé de manière récurrente avec les tâches planifiées (?) Cependant, Telemedic conseille fortement de remplacer la ligne get * par synchronise * qui viendra uniquement télécharger les fichiers non présents sur le disque dur.