Rapport des heures travaillées (Suivi des heures travaillées)

Installation

L'outil pour le suivi des heures travaillées est une feuille de calcul permettant l'affichage des heures travaillées par les employés. La feuille de calcul affiche les données du fichier extrait de la tuile «Suivi des heures travaillées» en heures.

Préalable

Télécharger le Fichier contenant la feuille de calcul Excel.

Rapport des heures travaillées.zip

Un fichier extrait de la tuile Suivi des heures travaillées avec la liste des employés et leur temps en minutes de travail.

Ce fichier doit obligatoirement être d'une période de deux semaines consécutive.

Configuration

Le fichier Excel est composé de deux onglets, «Rapport des heures travaillees» et «Horodateur SOFI». L'onglet «Rapport des heures travaillees» contiens une série de colonnes déjà identifiés. Certaines de ces colonnes peuvent être modifiés ainsi que les entêtes.
Le fichier «Rapport des heures travaillees» doit initialement être modifié et refléter le nom de l'établissement. Il peut être ajouté comme modèle dans Excel. (Voir l'Aide en ligne Microsoft pour ajouter un modèle dans excel.)

Ouvrez le fichier Excel et modifiez la case A1 pour inscrire le nom de votre établissement.

  1. La première colonne (A) affiche les nom des employés une fois importée du fichier CSV.
  2. Les colonnes suivantes (BCDEFG) affichent la somme des heures travaillées de chaque employé selon le quart de travail pour la semaine. Les informations viennent du fichier CSV importé.
  3. Les colonnes (HIJ) peuvent servir a différentes informations de chaque employé. Ces colonnes peuvent être renommées et contenir d'autres informations requises.
  4. La colonne (K) affiche le total des heures travaillées de l'employé venant du document CSV importé.
  5. Toutes les autres colonnes sont disponibles pour être modifiés selon vos besoins.

Les sections 1 et 2 ne devraient pas être modifiés.

Manuel de formation

Utilisation

Préparation du gabarit

  • Téléchargez le fichier compressé «Rapport des heures travaillees.zip» et placez dans votre répertoire.
  • Décompresser le contenu du fichier dans le répertoire.
  • Le fichier “Rapport des heures travaillees.xlsx” est le gabarit avec lequel vous pourrez créer les feuilles de temps de vos employés.
  • Ouvrir le fichier avec MS Excel ou Google Sheet et modifier l'entête ensuite sauvegardez en tant que gabarit. (ex: remplacer Compagnie de la cellule A1)

Utilisation du gabarit

Première étape consiste a extraire une liste des utilisateurs ayant utilisé l'horodateur dans SOFI.

  • A partir de la tuile «Suivi des heures travaillées», produire un fichier CSV.
  • Ouvrir le fichier “Rapport des heures travaillees.xlsx” et faire une sauvegarde du fichier avec le nom et la date de la période. (ex: heures_travailles_2022-04-11_2022-04-24.xlsx)
  • Sélectionner l'onglet «Horodateur SOFI» de la Rapport des heures travaillees.
  • Importer le fichier CSV provenant de SOFI dans l'onglet «Horodateur SOFI» de la feuille de calcul Excel.
  • Sauvegarde du fichier avec les données

Importation du fichier Dans Excel 2010 (création initiale),

  1. Ouvrir le fichier «Rapport des heures travaillees.xlsx»
  2. Choisir l'onglet «Horodateur SOFI»
  3. Placez le curseur sur la case A1
  4. Sélectionnez «Données → à partir du texte» (Ruban d'icônes)
  5. Dans la boîte de dialogue, parcourir le chemin d’accès au fichier à importer.
  6. Sélectionnez Importer
  7. Dans l'assistant importation sélectionner «Délimité» et cliquez suivant
  8. Sélectionnez Séparateur→point-virgule et décochez Tabulation
  9. Cliquez «Terminer»
  10. Confirmez que Feuille de calcul existante est sélectionné et que la valeur dans la case est « =$A$1 »
  11. Cliquez OK
  12. Sauvegarder et renommer le fichier configuré. (ex: Gabarit paye hebdo.xlsx)

Le fichier est configuré et servira aux

Dans Excel 2010,

  1. Ouvrir le fichier «Rapport des heures travaillees.xlsx»
  2. Choisir l'onglet «Horodateur SOFI»
  3. Placez le curseur sur la case A1
  4. A partir de l'onglet Données, cliquer sur «Actualiser tout»
  5. Dans la boîte de dialogue, parcourir le chemin d’accès au fichier à importer.
  6. Sélectionnez le fichier de SOFI et cliquer «Importer»

Google sheet, Sélectionnez l'application Google Sheet et cliquez le plus en couleur.

(Création initiale)

  1. Ouvrir un nouveau fichier Google sheet
  2. Fichier → Ouvrir
  3. Sélectionner «Téléverser» ( Glisser un fichier sur la fenêtre ou Cliquer sur le bouton «Sélectionner un fichier à partir de votre appareil»)
  4. Choisir «Rapport des heures travaillees.xlsx» et cliquer sur Ouvrir
  5. Cliquez Fichier→Renommer et renommer la feuille (ex: Gabarit de paye hebdo)
  6. Complétez les changements tel que le nom de la compagnie dans la feuille.(ne pas modifier les cellules de A6 à G103)

Ajout d'une periode de paye,

  1. Sélectionnez l'onglet Horodateur SOFI
  2. Fichier → Importer
  3. Sélectionner «Téléverser» ( Glisser un fichier sur la fenêtre ou Cliquer sur le bouton «Sélectionner un fichier à partir de votre appareil»)
  4. Choisir le fichier CSV de la période voulu et Ouvrir (ex: Horadateur_SOFI_2022-03-06_to_2022-03-19.csv)
  5. remplacer l'Emplacement d'importation par «Remplacer la feuille active»
  6. Type de séparateur choisir «Personnalisé et saisir le point-virgule ( ; ) dans la case Séparateur personnalisé
  7. Cliquer sur Importer les données

limitation

Messages possible

texte caché Dans Excel 2010 (création initiale),

  1. Ouvrir le fichier «Rapport des heures travaillees.xlsx»
  2. Choisir l'onglet «Horodateur SOFI»
  3. Placez le curseur sur la case A1
  4. Sélectionnez «Données → à partir du texte» (Ruban d'icônes)
  5. Dans la boîte de dialogue, parcourir le chemin d’accès au fichier à importer.
  6. Sélectionnez Importer
  7. Dans l'assistant importation sélectionner «Délimité» et cliquez suivant
  8. Sélectionnez Séparateur→point-virgule et décochez Tabulation
  9. Cliquez «Terminer»
  10. Confirmez que Feuille de calcul existante est sélectionné et que la valeur dans la case est « =$A$1 »
  11. Cliquez OK

Foire aux questions